La clause doit également rappeler les modalités de calcul de l'avantage en nature: soit sur présentation de factures, soit sur la base du prix de revient kilométrique admis par l'administration fiscale pour l'appréciation des frais de voiture déductibles de l'impôt sur le revenu. Cette base est définie, en janvier de l'année, par la direction générale des impôts et inscrite dans le bulletin Barèmes du Dictionnaire permanent Social. Elle comprend la valeur de la prime d'assurance (risque d'activité professionnelle). Voiture de fonction et absences prolongées
Si le salarié s'absente du travail pendant une longue période, par exemple à la suite d'une maladie ou d'une maternité, il est autorisé à conserver son véhicule de fonction. C'est ce qu'a rappelé la Cour de cassation dans un jugement rendu en 2010 (Cass. Soc. 24 mars 2010): en l'absence de toute clause contraire, l'avantage ne peut pas être retiré au salarié dont le contrat de travail est suspendu. L'avis rendu par la Cour de cassation s'applique ainsi à n'importe quel cas de suspension du contrat de travail, et que le salarié ait continué ou non à toucher une rémunération.
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Cette clause fixe les modalités d'utilisation du véhicule. Le bénéficiaire doit être clairement identifiable. Ainsi, les mentions obligatoires telles que le nom et prénom du salarié, la date de la mise à disposition, le type de véhicule, la marque, le modèle, la puissance, le numéro d'immatriculation ou le numéro de série doivent y figurer. Si le véhicule est réservé à un usage strictement professionnel, la mention suivante doit être reprise dans le contrat: « Cette mise à disposition est réalisée en vue d'un usage strictement professionnel. Le salarié [prénom] + [nom] ne doit pas en conséquence se servir de la voiture qui lui est confiée pour ses besoins personnels ». L'employeur peut éventuellement prévoir une limite du kilométrage autorisé par mois, mais aussi se soustraire à toute obligation en cas d'accident se produisant alors que le véhicule serait utilisé contrairement aux dispositions de la clause. Lorsque les frais de carburant sont à la charge de l'employeur, la clause peut comporter la mention suivante: « Les frais d'essence et d'entretien courant du véhicule (révisions, vidanges… seront remboursés à [prénom] + [nom], soit sur présentation de factures, soit sur la base d'indemnités kilométriques fixées par l'administration fiscale pour l'évaluation des frais de voiture soumis à l'impôt sur le revenu ».
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À la différence de la voiture de société, ou véhicule de service, le véhicule de fonction peut être utilisé par le salarié avec une plus grande liberté, et mélanger déplacements professionnels et usages privés. Quels sont alors les avantages et les obligations d'un salarié au regard de sa voiture de fonction? Gestion et utilisation d'un véhicule de fonction: les avantages
L'obtention d'une voiture de fonction représente un avantage certain pour le salarié. Il n'est d'ailleurs pas rare de rencontrer des salariés qui préfèrent négocier l'obtention d'un véhicule de fonction plutôt qu'une augmentation de salaire. La fin des coûts directs pour le salarié
L'obtention d'un véhicule de fonction affranchit le salarié des différents coûts afférents à l'acquisition et l'entretien d'une voiture. L'entreprise assume tous les coûts directs liés au véhicule de fonction:
Location ou achat
Dépenses d'entretien
Frais d'assurance
Frais d'essence
Ces coûts, directement liés à l'utilisation du véhicule, peuvent représenter jusqu'à plusieurs centaines d'euros par mois.
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Cependant l'employeur pourra autoriser son salarié à prendre le véhicule de service pour rentrer à son domicile après le travail ou pour se rendre au travail à partir de son domicile. Si tel est le cas, cette autorisation devra figurer dans le contrat de travail ou dans un avenant. Le véhicule de service peut être retiré à tout moment et unilatéralement par l'employeur. Aucun accord avec le salarié n'est nécessaire. Cela s'explique par le fait qu'un tel véhicule n'est pas un élément du salaire. Fiscalement, le véhicule de service n'est donc pas un avantage en nature pour le salarié. 3. Conclusion
L'employeur doit réfléchir très sérieusement lorsqu'il affecte un véhicule à l'un de ses salariés. Le véhicule de fonction aura en effet un impact financier pour l'entreprise beaucoup plus important que le véhicule de service.
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